在當今科技日新月異的時代，POS系統已成為各行各業不可或缺的核心工具之一。從零售業到餐飲業，再到美業與娛樂業，每一個產業都需要透過POS系統來優化其營運流程與顧客體驗。
本文將深入探討POS系統的基本概念、組成元素，以及如何根據不同產業的需求，去選擇合適的POS系統與硬體設備。希望大家透過對POS系統全面的解析，能夠為尋求數位化解決方案的商家提供清晰的指南，幫助各位業主尋找到最適合自己的POS系統。
POS系統是什麼?
POS系統基本概念
POS系統是Point of Sale的縮寫，中文意思為「銷售時點信息系統」。簡單來說，POS系統主要是透過一套電子硬體設備和軟體系統的組合，用來處理顧客的交易紀錄，以及管理商店的日常營運作業。
POS系統的組成元素
一套能夠實際上線運作的POS系統，需要以下三個元素組成：
- POS系統軟體
這套軟體基本上須能夠處理收銀結帳、庫存管理、發票管理等等。 - POS系統硬體
在硬體上，POS系統須要有一台搭載軟體的POS機，其他設備可能還會被函掃描槍、發票收據打印機、盤點機等等 - 網路環境
近年的POS系統廠商大多採用雲端技術設計，故使用POS系統須要在網路環境下使用。
哪些行業需要使用POS系統
| 零售業 | 服飾店、量販超市、便利店、文具店、寵物店、百貨等。在這些場所，POS系統用於處理銷售、管理庫存、追蹤客戶購買行為以及處理會員系統。 |
| 餐飲業 | 餐廳、咖啡廳、快餐店、酒吧、小吃店、烘培店等。這些場所通常需要POS系統來處理點餐、桌位管理、後廚系統、食材庫存、會員系統以及分析銷售數據。 |
| 美業 | 美容美髮店、SPA按摩、美甲美睫、醫美診所、寵物美容等。這些業界通常利用POS系統來預約服務、銷售產品、儲值、卡券課程、客戶資料以及進行銷售分析。 |
| 娛樂業 | 健身房、運動/才藝教學、電影院、遊樂園等。這些場合通常使用POS系統來銷售門票、課程、處理會員卡、追蹤消費紀錄以及管理庫存。 |
POS系統的軟體功能介紹
POS系統必備的基本功能
| POS系統基本功能 | 功能描述 |
| 銷售交易處理 | 處理銷售交易，店員可以使用POS系統來掃描商品條碼、輸入數量、計算價格、並接受付款。 |
| 庫存管理 | 追蹤商品庫存，當商品被銷售，POS系統會自動從庫存中扣除相應的數量，協助確保庫存的即時更新，幫助業主避免庫存過多或缺貨的問題。 |
| 促銷和折扣 | 可以設定不同的促銷規則，例如滿額贈品或打折優惠等，POS系統會自動計算並應用這些促銷，幫助商店提高銷售。 |
| 發票管理 | 透過POS系統自動開立發票及收據，並能輕鬆在POS系統上處理退貨及發票作廢。 |
POS系統額外的加分功能
| POS系統額外的加分功能 | 功能描述 |
| 庫存預警 | 對於低庫存的商品POS系統能達到提醒功能，可以讓業者提早發現，盡早處理叫貨，不然銷售中斷。 |
| 會員關係管理 | 除了基本的記錄客戶資訊，例如姓名、聯絡方式和購買紀錄，有些POS系統更能做到會員分級、會員集點、個人化標籤，並能做到自動個人化行銷等。 |
| 營業數據報表 | POS系統能自動化產出每日銷售總額、客單價、最暢銷的商品、客戶購買模式等訊息。通過這些數據，業者可以透過POS系統更好地了解他們的客戶和業務運作，藉此制定有效的營運策略。 |
| 總部與分店管理 | 對於擁有多個分店的零售業者來說，POS系統還可以提供多店鋪管理功能。這允許他們直接在POS系統集中管理所有分店的銷售數據和庫存，方便業者在經營上更有效率。 |
不同產業的POS系統功能
根據不同產業特性，POS系統也需要提供不同相對應的功能需求或服務，以下列處幾個範例給大家：
範例1：餐飲業POS系統需要的功能
- 點餐功能
- 桌位管理
- KDS後廚系統
- 自助點餐
- 掃碼點餐
- 食材成本管理
- 第三方平台串接(例如訂位系統、LINE官方、外送平台等)
範例2：美容業POS系統需要的功能
- 卡券課程銷售
- 儲值功能
- 包廂管理
- 員工獎金分潤
- 第三方平台串接(例如預約系統、LINE官方等)
範例3：寵物業POS系統需要的功能
- 驅蟲疫苗提醒
- 寵物寄宿管理
- 寵物美容預約
- 卡券課程銷售
- 儲值功能
- 員工獎金分潤
範例4：運動才藝教學業POS系統需要的功能
- 門票、預約管理
- 卡券課程銷售
- 排課&課表規劃
- 員工獎金分潤
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POS系統的硬體設備種類
1. 台式POS機
台式POS機，就是大家經常在量販店、便利商店看到的POS機類型，他們通常由電腦主機、觸控螢幕、收銀軟體、打印機、掃描槍和現金抽屜等硬體設備組成。
台式POS機非常適合需要處理大量交易和需要處理複雜庫存管理的零售業者。
2. 手持式POS機
手持式POS機，最常在展覽會、快閃店、市集或戶外活動等地方看到，手持式POS機可通過無線或行動網路連接，支援信用卡支付。非常適合需要在不同地點進行交易的業者使用。
3. 平板式POS機
平板式POS機相較於台式POS機所花費的成本可以節省許多，所以一些中小型的商家大多都會採用平板搭載POS系統軟體進行結帳作業，也可根據需求另外搭配現金抽體或掃描槍等設備。
POS機類型比較表格
| POS機類型 | 適合業者 | 費用 |
| 台式POS機 | 交易量高，且商品SKU高和庫存量高的業者。例如批發零售業。 | 較高 |
| 手持式POS機 | 適合無固定販售地點或短期臨時的銷售場景，例如參展、快閃店、市集或戶外活動等。 | 較低 |
| 平板式POS機 | 商品SKU適中，交易庫存量不會鈦龐大的業者。基本上一般零售產業、餐廳、服務業都可選擇。 | 適中 |
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POS系統廠商的挑選攻略
1. POS系統介面設計是否簡易操作
POS系統功能繁瑣，使用者介面若設計的簡單好上手，對於業者操作上會更有效率，並且在員工教育訓練上也能更輕鬆。
2. POS系統功能是否符合業務需求
不同產業需要不同的POS系統功能，選擇POS系統前務必要確認好自己的業務上的需求，否則簽約後才發現少了某些功能，會造成業務執行上的眾多不便。
以下列出幾個情境範例：
- 情境1：餐飲業，同桌顧客結帳時可能要各付各的，所以POS系統可能需要有支援拆單結帳的功能
- 情境2：倉庫有大量商品庫存，所以POS系統需要庫存管理、盤點功能
- 情境3：時常會辦促銷活動，例如全館滿額折扣、兩件打折、買A送B等，那POS系統就需要有促銷功能模組
- 情境4：店內結帳空間狹小，可考慮手持式POS機或平板式POS機
- 情境5：SPA按摩、美甲美睫等美業通常會販售套券、課程、儲值優惠等，那POS系統就需要有卡券、儲值等功能
- 情境6：會員行銷的深度，是否只是需要簡單的集點功能，還是需要有會員分級、個人化標籤、個人化行銷等
- 情境7：未來是否有展店打算，POS系統是否需要支援分店管理的功能
以上範例可以讓大家試想自己店務會遇到的各種情境，再去考量POS系統所需要的功能有哪些。
3. 月租費POS系統 vs 買斷POS系統
目前市面上有許多月租費型的POS系統廠商可選擇，當然也可以直接找廠商客製化最適合自己業務需求的POS系統，以下幫大家整理好兩種POS系統廠商的優點和缺點：
| POS系統廠商收費類型 | 優點 | 缺點 |
| 月租費型POS系統 | 1. 提供不同等級價位的POS系統方案，可以選擇最適合自己預算和功能的方案。2. POS系統廠商會不斷優化POS系統功能、維護POS系統品質，來提高客戶服務滿意度，來增加客戶續約的意願。 | 1. 若需要客製化的POS系統功能，會有額外的費用產生。2. POS系統不屬於自己，若需要更換POS系統廠商，會經歷一段統苦的搬家工程。 |
| 客製化買斷POS系統 | 可以完全客製化最適合自身產業的POS系統功能，特別適合產業比較特殊，一般月租費計價功能無法滿足的業態。 | 1. 一次性買斷單次成本會比較高。2. 若內部沒有資訊工程人員進行日常維護，通常會需要另外跟POS系統廠商簽系統維運合約，也是另一筆費用。 |
最適合中小企業的智慧POS系統
透過前文的介紹，相信大家對POS系統都有一定程度的了解，並且也大概對於本身業態的POS系統需求有簡單的輪廓出來。
這邊小編要特別推薦「瑞乘科技智慧收銀系統」，他們這套POS系統除了基本的結帳功能之外，還包含了許多額外功能在其中，例如客戶管理系統、庫存系統、進銷存、分店管理、發票管理、供應鏈採購、營運銷售報等。
｜全球已有185萬個店家在使用
「瑞乘科技智慧收銀系統」使用的店家眾多，根據不同產業的業主，他們的POS系統皆有相對應的功能模組可以提供，無論你是餐飲業者須要多元性的點餐功能、KDS後廚系統，還是美容業、寵物業需要卡券課程或儲值功能，又或者想讓員工有抽成的獎金分潤的功能。
瑞乘科技提供的POS系統功能模組已非常全面化，以下列出適合使用他們家POS系統的產業別：
| 零售業 | 超商、百貨、超市、生鮮秤重、烘培店等 |
| 美業 | 美容美體、美髮、美妝、美甲美睫、SPA按摩推拿、醫美皮膚管理等 |
| 寵物業 | 寵物用品、寵物醫院、寵物美容、寵物旅館、寵物樂園、寵物咖啡廳等 |
| 批發業 | 百貨、服裝鞋帽、食品、文具、茶業、五金、數位商品、珠寶等 |
| 餐飲業 | 餐廳、飲料店、咖啡店等 |
| 服裝鞋帽 | 服飾、內衣、寢具、鞋包、珠寶首飾、運動用品等 |
| 母嬰業 | 母嬰、童裝、玩具、月子中心、產後調理、兒童課程教室 |
| 教學業 | 運動教學、才藝教學、托嬰學校、安親班等 |
｜瑞乘科技的POS系統基本功能
- 收銀前台行動化：支援使用iPad、安卓平板、手機APP等
- 會員行銷：會員分級、會員精準行銷、多元優惠促銷模組
- 庫存管理：貨流管理、庫存預警、庫存盤點、商品報損、門店調轉管理
- 門店管理：銷售管理、員工管理、店務管理(房租、水電費)
- 營運報表分析：各式多樣化的營運報表整合
｜亮點功能：手機戰情室
瑞乘科技的POS系統匯整旗下門市的營運概況、商品銷量排名、促銷方案的執行成效，即使不在店內都能輕鬆掌握店內大小事。
｜POS系統雲端管理
只要有網路、有瀏覽器，即使人在世界各地都能做管理與決策，隨時隨地都可以上架商品、促銷方案的擬定、門市展店的規劃與安排。
｜瑞乘科技 – 聯絡資訊
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| 客服信箱 | [email protected] |
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參考資料
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